Планирование мероприятия
Если планируются выездные мероприятия, офис-менеджеру и его административному отделу обходимо заказать выездное ресторанное обслуживание (кейтеринг); составить план проведения корпоративного праздника исходя из специфики деятельности компании; разработать сценарий, расписав: сбор гостей, встречу гостей артистами или просто официантами с напитками в бокалах; характер работы тамады (распорядитель управляет вечером под негласным контролем офис-менеджера); в какой момент проводится выступление руководства с небольшой речью; составить план рассадки за столами, когда проходит приглашение в основной зал, к столу.
Оговаривают:
• Оформление зала, кто будет делать, стиль, готовность по времени.
• План расстановки столов – отдельно стоящие столы, или параллельно рядами, или буквой П, или буквой Т, другие варианты.
Возможны варианты, когда организуется фуршет, при этом не подразумевается наличие стульев у столов – присесть можно на диванчиках после завершения трапезы.
Можно предусмотреть план рассадки за отдельно стоящими столами – по отделам например, и оставить несколько столов для свободной рассадки.
Чтобы мероприятие прошло интересно и организованно, нельзя пускать его на самотек.
Любой кейтеринговой службе или ресторану нужен распорядитель с вашей стороны, контактное лицо, которое решит все организационные вопросы – можно ли подавать горячее, можно ли убирать со стола и готовить стол для подачи десертных блюд и т. д.
В зависимости от времени года (если это не зима) желательно подобрать функциональное пространство, где есть площадка и на улице, и в помещении.
Программа организуется отдельно, можно пригласить артистов на собственное усмотрение, можно посоветоваться с администратором заведения, при этом предусматривают комнату для
переодевания артистов.
В программе расписывают:
- время начала выступления, когда вступает тамада или ведущий;
- вступительное слово руководителя (коротко; все важные моменты и доклады лучше провести днем в офисе);
- анимацию (с активным участием сотрудников), можно с призами, интересно проведение лотереи.
Затраты обычно включают: стоимость по меню – банкетное меню или фуршетное меню, оплату услуг артистов, аниматоров, стоимость оформления зала и т. д.
Существуют специализированные компании, которые:
- разработают сценарий праздника; тематику и стиль развлекательной программы;
- организуют праздничные или презентационные мероприятия;
- непосредственно проведут корпоративное мероприятие.
Перечень дополнительных услуг, предлагаемых разными компаниями-организаторами:
- услуги ресторана выездного обслуживания;
- торты на заказ (возможно с фирменным знаком компании);
- салюты и фейерверки;
- оформление воздушными шарами;
- аренда, прокат лимузинов;
- аренда сцены;
- аренда света, звука (аппаратуры);
- аренда автобусов;
- предоставление услуг конферансье, ведущего, тамады;
- фитодизайн;
- аренда тентов, шатров, навесов;
- шоу-программы;
- фото- и видеосъемка;
- музыкальная программа, дискотека;
- аренда теплохода, яхты;
- караоке;
- карикатурист;
- различные мастер-классы;
- анимация;
- предоставление костюмов напрокат (для сотрудников компании);
- цирковые номера, клоуны;
- фольклорные коллективы и народные забавы;
- праздничные аксессуары и сувениры;
- подбор и аренда ресторанов, помещений, полян для пикников;
- аквагрим и многое другое.
Распорядок банкетного (или иного) мероприятия
В большинстве случаев согласованный и подписанный обеими сторонами распорядок – список мер по организации мероприятия – является приложением к контракту на проведение мероприятия, а иногда включается в текст контракта.
Как правило, такой распорядок должен быть предоставлен исполнителю (выбранному ресторану, кейтеринговой компании, агентству) не менее чем за 3 недели до мероприятия и должен содержать подробное описание каждого аспекта мероприятия.
Оплата мероприятия производится, как правило, авансом. Платежи за перерасход производятся по завершении мероприятия.
Обязанности офис-менеджера и его административного отдела при проведении корпоративных мероприятий
Офис-менеджер отвечает за детальное планирование всего мероприятия:
• Разрабатывает четкий тайм-план: где, когда, с кем будут участники мероприятия, запасные варианты.
• Предоставляет на утверждение руководителя скалькулированную смету всего мероприятия.
• Заранее (минимум за 3 недели) извещает сотрудников о дате проведения мероприятия. О месте проведения можно известить позднее.
Необходимо изначально согласовать с руководством количество участников и статус мероприятия – будут ли только сотрудники или сотрудник может привести с собой подругу (друга), жену (мужа). Желательно получить предварительное подтверждение от сотрудников об их присутствии на мероприятии.
• Обеспечивает своевременную авансовую оплату организаторам.
• Сотрудникам и приглашенным – рассылает схему проезда к месту проведения мероприятия, возможно, потребуется организовать автобусы или другой транспорт от офиса или от метро.
• Сообщает о стиле одежды (Dress code), если это принципиально.
Необходимо предусмотреть работу, возможности и емкость гардеробной. Если туалеты расположены далеко – разместить дополнительные указатели.
Следует заранее оговорить с ведущим, тамадой или конферансье национальный состав присутствующих или какую-то другую специфику персонала компании, чтобы исключить некорректные со стороны выступающих артистов шутки или анекдоты в процессе выступления.
Рекомендуется предусмотреть запас по бару на 20-30% от расчетного количества, чтобы не было сюрпризов.
Отслеживают готовность этапов плана по времени.
Организовать комнату для переодевания артистов, сообщить время начала выступления – основной программы.
Офис-менеджер первый приходит и последний уходит. Контролирует возникновение и разрешение нестандартных ситуаций.
Фуршет. В отличие от банкетов, званых обедов и иных торжественных приемов пищи при фуршетах рассадка за столами не предусматривается, это мероприятия, которые отличаются подвижностью их участников. Основная цель и событие фуршета – это общение, участники таких мероприятий, как правило, не стоят на месте, прохаживаются по помещению, выбирают собеседников. Поэтому специфика предлагаемого меню – очень малые порции. Тарелки предлагаются небольшие, мелкие, которые удобно держать в руке.
Варианты меню для фуршета:
? бутербродные закуски: канапе – различные виды, тарталетки различные, тартинки; пирожки, сэндвичи, крекеры различными муссами;
? закуски: рулетики, конвертики различные, баклажаны яйца фаршированные, маслины и оливки, корзины со свежими овощами, тигровые креветки в различных панировках, валованы, шпажки с сыром, креветкой и др.;
? салаты различные, как правило, немного;
? горячие закуски: мини-шашлычки мясные, рыбные, блинчики, жюльены;
? десерт: фруктовый букет (композиция из нескольких ярусов), коллекция сыров, сервированных виноградом и орехами, десерт фруктовый из дыни, арбуза, ананаса и т. д.; фруктовый салат в апельсиновых корзиночках, мини-пирожные со свежими фруктами, профитроли разные.
Шведский стол (буфетная форма обслуживания, рассадка за столами).
При буфетной форме обслуживания, в отличие от стандартной формы обслуживания банкетов, как правило, еды потребуется больше, чем при раскладке по тарелкам, и издержки на еду будут выше, чем при порционном обслуживании (в 1,5-2 раза).
Меню шведского стола:
закуски: ассорти мясное, ассорти рыбное, ассорти сыров, карпаччо, ростбиф, мясные деликатесы, язык, морепродукты, яйца фаршированные, блинчики-роллы, филе сельди, грибочки маринованные, разносолы (огурчики соленые, черемша, чеснок), овощное попурри, зелень, салаты, винегреты, соте, горячие закуски – многообразные, пирожки закусочные;
соусы различные;
горячие блюда: мясное филе, рыбное филе, эскалопы, гарниры (картофель, рис, овощи на пару, овощи-гриль);
десерт: композиции из фруктов, коллекция сыров, мини-пирожные со свежими фруктами, пирожные различные, профитроли, кондитерские и выпеченные изделия; хлебобулочные изделия.
Банкет (рассадка за столами):
Вариант меню банкета – в зависимости от выбранной кухни:
? праздничные закуски с выносом: поросенок фаршированный с миндалем и фисташками, севрюга в "растяжку" и др., мясные деликатесы, морские деликатесы, заливные рулетики из ветчины с сыром, блинчики с красной икрой, разносолы из бочонка (огурчики соленые, капуста квашеная, черемша, чеснок), оливки, маслины, овощное попурри, помидоры черри, грибочки и др. из меню ресторана;
? десерт – фруктовый букет (композиция из нескольких ярусов), пирожные, мороженое, муссы, торты на заказ.
Напитки. Бар – важная часть обстановки любого мероприятия. Эталонный стандарт – это 1 бар из расчета на 50 человек. Если желательно повысить уровень сервиса, то это соотношение можно уменьшить до 1 на 40 или 1 на 30 человек. При выяснении вопроса, сколько и какого спиртного должно быть в баре, отталкиваются от состава участников и бюджета.
Пробы. Если планируется большое мероприятие – желательно провести пробы блюд из меню. В этом участвуют совместно представители заказчика и исполнителя.
Похожие рефераты:
